採用コラム

高卒採用での合否通知の5つのルールと気を付けるべきポイントとは

高卒採用での合否通知の5つのルールと気を付けるべきポイントとは

求職者に採用なのか、不採用なのかを伝える合否通知ですが、もちろん高卒採用においても行わなければならない業務になります。

しかし、高卒採用は学生保護の観点から様々なルールが定められており、合否通知においても気を付けなければならないポイントがあります。

今回は、高卒採用における合否通知について解説していきます。

1.高卒採用における合否通知の5つのルールとは

新卒中途問わず、必ず行わなければならない合否通知ですが、それは高卒採用でも同様です。

ただし、高卒採用は高校生を保護するという観点から、様々なルールが定められています。

そのため、中途や大学生と同じように合否通知を行ってしまうと、ルール違反となる可能性があります。

合否通知のルールとしては、下記のようなものが挙げられます。

①学生に直接合否通知をしてはいけない

高卒採用では、合否を直接学生に伝えてはいけません。

基本的には、高校の先生に合否の連絡を行い、先生を通して学生に伝えてもらう形になります。

この点は、中途採用や大卒採用と大きく異なる点といえるでしょう。

②文書での合否通知が必要となる

高卒採用の合否通知はメールなどではなく、書面での通知が必要となります。

最も丁寧な対応としては、合否が決定した段階で、電話で高校の先生に連絡し、その後合否通知を書面で送るのがよいでしょう。

また、書面に関しては、学校の先生用と学生用の2通用意するのがよいでしょう

③速やかに合否通知の連絡を行う

合否通知は速やかに行うことが大切です。

東京労働局では、極力7日以内での合否通知を推奨しています。

高卒採用では、「一人一社制」というルールもあり、不採用の場合は先生も高校生も急いで次の企業を探さなければなりません。

そういった気遣いのためにも、早めの連絡を行いましょう。

④応募書類を学校に返却する

個人情報保護の観点から、不採用の場合、高校生の応募書類は学校に返却しなければなりません。

これに関しては、法的な拘束力はありませんが、高校側からの信頼を得るためにも返却した方が望ましいでしょう。

⑤不採用の理由を伝える

もし不採用通知を出す場合には、その理由も併せて伝えるようにしましょう。

しっかりと理由を伝えなければ、高校側から「理由もなく不採用にされた」という印象を持たれてしまい、翌年から学生を紹介されなくなってしまう可能性もあります。

不採用理由を伝えることにより、欲しい人物像がより明確になるというプラスの側面もあるため、わすれずにつたえるようにしましょう。

2.合否通知で気を付けるポイント3選

ここまでは、高卒採用における合否通知で守らなければならないルールについて解説してきました。

では、これらを受けて合否通知の際にはどのようなポイントを押さえておくべきなのでしょうか。

ここからは、合否通知で気を付けるポイントについて紹介します。

①面接時に合否通知をしない

面接をした際に、良い人材であれば、その場で合否通知を出したいという思いが生まれることもあるでしょう。

中途採用や大卒採用であればそういった合否の伝え方でも問題ないですが、高卒採用ではやってはいけません。

前の章で解説したように、高卒採用では、合否通知をまず最初に高校の先生に行う必要があるからです。

そのため、その場で伝えることはせず、面接後に連絡するようにしましょう。

②安易に不採用を決めない

高卒採用は中途採用とは違い、今できることやスキルを求めるのではなく、今後の成長や可能性を信じて採用する、いわゆるポテンシャルを重視した視点が重要になります。

そのため、現段階での能力が未熟だからといった理由で不採用と判断することは好ましくありません。

あくまでも、即戦力ではなく、数年後に活躍する人材として採用するのが高卒採用ということを忘れないようにしましょう。

また、高校生の就職活動は「一人一社制」というルールの中で行われます。

そのため高校生は、応募した企業1社の結果を待つしか方法がないということになります。

不採用となってしまった場合、二次募集への応募を進めることになりますが、やはり一次募集と比べると募集を行っている企業は少なくなっているため、高校生にとってはより限られた環境から応募先を探すことになってしまいます。

こういった背景も考慮して、合否は判断していきましょう・

もちろん、自社の雰囲気とは全く合わないような人材であれば、不採用も検討するべきではありますが、採用することを前提に高卒採用は進めていきましょう。

③学校との関係を悪くしないように不採用通知を行う

高卒採用では、基本的に応募した高校生は採用されることが多いです。

そのため、不採用を伝えることは、高校との関係を悪化させてしまう可能性もあります。

高卒採用では高校の先生が高校生に対して企業を斡旋することが一般的であるため、関係が悪くなってしまうと、翌年以降紹介してもらえる学生の数が減ってしまうこともあり得ます。

そういった事態を避けるためにも、不採用通知を行う際には。学校との関係性に注意しましょう。

具体的には、合格、不合格に関わらず、合否通知をすぐに行うことが大切です。

また、不採用の際には、なぜ不採用だったのかを明確に伝えるようにしましょう。

「弊社の採用基準を満たさなかった」「他の候補者の方がよかったから」といった曖昧な表現は避けるのが賢明です。

どの部分でミスマッチがあったから、不採用という結果になったのかを明確に伝えましょう。

それ以外にも、翌年以降の高卒採用に向けて、「今回はその生徒のどのような部分がたりなかったのか」「どのような性格の生徒だったら合格だったのか」といった、求める人物像も伝えるようにしましょう。

3.まとめ

いかがだったでしょうか?

中途採用や大卒採用とは違い、高卒採用には様々なルールが定められており、合否通知においても気を付けなければならない点はいくつかあります。

高卒採用に取り組んでいる企業の採用担当の方は、今回紹介した点は確実に押さえておきましょう。

また、「高卒採用の教科書」では、日本全国の高卒採用に取り組んでいる企業様の採用サポートを実施しています。

  • 高卒採用を成功させるための必須ツールが知りたい
  • 毎年高卒採用に取り組んでいるが、思うような結果に繋がっていない。
  • もっと良い人材を採用する方法が知りたい

など、些細なお悩みでも大歓迎ですので、お気軽にお問い合わせください。

高卒採用に関するお困り事やご相談は私達にお任せください!

お問い合わせ・ご相談は、お電話またはメールフォームより承ります。